Många arbetsflödesproblem börjar med för få anställda, möjligen fel person för ett specifikt ansvar, eller till och med en fel blandning av personal. Några andra problem kan vara att läkare och personal känner sig överväldigade, patientklagomål, letar efter saknade sjökort och jagar efter sjökort. Många läkare är alltför bekanta med dessa problem.
Flera saker kan bidra till att kontoret har dessa olika frågor. Ibland beror det på bristen på ordentlig träning. Läkare bör alltid göra det till en miljö där personalen känner sig bekväm med att komma till dem med problem eller problem som händer på kontoret. Att ha regelbundna möten med personal där du går runt på det fysiska kontoret och påpekar frågor som kontorslayout eller väntrumsinställning är kopieringsmaskinen för långt från skrivbordet etc. Du kan också överväga att anlita en konsult för praktikhantering för att utvärdera din praxis och kontorspolicyer och utforma en plan för ett bättre arbetsflöde.
Ibland kan det bli rörigt när det är för många som gör ett jobb eller en uppgift. Analysera hur många händer eller procedurer en uppgift måste gå igenom för att slutföras. Spåra också den tid det tog att slutföra uppgiften från början till slut. Läkare kan behöva låta viss personal fatta beslut istället för att den sitter på Läkarens skrivbord och väntar på ett svar som håller upp hela processen.
Se till att ta med personalen i alla förändringar inom kontoret och be alltid om deras förslag och feedback.
När ett kontor byter programvara till ett nytt system kan detta också skapa en flaskhals och sakta ner saker och ting på kontoret. Vanligtvis med ett nytt mjukvarusystem kommer företaget att hålla utbildningar med alla anställda. Även med utbildningen tar det tid för kontoret att anpassa sig till det nya systemet. Vanligtvis behåller de flesta människor i genomsnitt 25 % av det du berättar för dem första gången eftersom så mycket information ges.
Det är viktigt att kontoret får adekvat utbildning och att personalen får tid att behålla informationen. Träning är bra när det är i etapper. Börja eventuellt med en enklare uppgift på programvaran och låt kontoret använda informationen under ett par dagar och lägg sedan till ytterligare en funktion i programvaran. Kolla med personalen och ta reda på om de förstår det och om inte, vilket område som behöver fokuseras på för att uppnå en nivå av förståelse.
Läkare måste vara uppmärksamma och intresserade av varje steg, och att hålla kontorets arbetsflöde effektivt är inte något du bara gör en gång. Det tar tid och konstant uppmärksamhet för att uppnå de resultat du vill ha.
Comments