Fem principer för virtuell facilitering

Oavsett om det är en telefonkonferens, ett webbseminarium eller ett gruppcoachningsprogram som levereras via telefon, blir virtuell facilitering en ”måste”-färdighet för många coacher, utbildare och konsulter.

Nästa gång du ombeds att underlätta ett program per telefon, överväg följande fem principer:

1. Mindre är mer. En stor fallgrop för tränare, tränare och andra facilitatorer, live eller virtuellt, är att de försöker inkludera för mycket information. I en telefon eller baserad miljö utan de vanliga visuella ledtrådarna och omedelbar feedback kan det vara mer utmanande att leverera innehåll till samma bredd eller djup. Istället för att försöka ”proppa in det” överväg vad som måste ha innehåll för ditt samtal. Vad är viktigt och vad är trevligt att ha? Om du vill få mer information överväga vad du kan tilldela som förläsning eller fältarbete efter samtalet.

Fråga dig själv: Vilket innehåll är ett måste i ditt program? Vad är trevligt att ha? Vilket förarbete eller efterarbete kan du skapa för att förbättra inlärningsupplevelsen?

2. Skapa möjligheter för visuella ankarpunkter. En av utmaningarna med virtuell facilitering är att hålla människor i fokus. Där det är möjligt skapa möjligheter för visuella ankarpunkter, så att folk vet var du är och kan se vart du är på väg eller vad du diskuterar. En visuell ankarpunkt kan inkludera: en kort utdelning som skickas ut föranrop, inklusive huvudpunkter, med utrymme för personer att göra anteckningar. Det kan också innebära en mer detaljerad PowerPoint-bild som folk följer, med eller utan huvudpunkter från dina högtalaranteckningar.

Fråga dig själv: Vilken visuell ankarpunkt skulle min grupp ha nytta av?

3. Minska hindren för deltagande. Hinder för deltagande finns i den virtuella domänen. Det kan bero på olika teknologier hos deltagare från olika geografiska platser, eller bristande förtrogenhet med hur man använder tekniken. Håll det enkelt till en början, ge möjligheter för människor att gradvis bli bekväma med tekniken och allt den erbjuder. Se till att du ger tydliga instruktioner om hur du kommer åt samtalet och vad du ska göra om problem uppstår.

Fråga dig själv: Vilka hinder kan finnas med denna grupp? Vad behöver jag sätta på plats för att maximera deltagandet? Vilka ytterligare stöd, till exempel en Vanliga frågor, kommer att stödja deltagande? Vilka problem kan deltagarna stöta på och vilka är lösningarna?

4. Skapa en stödjande lärmiljö. En del av en virtuell facilitators huvudroll är att skapa säkerhet och uppkoppling inom en grupp som inte kan se varandra. Att skapa spelregler, tillhandahålla en tydlig agenda och prata om roller och förväntningar kommer att vara viktigt från början av ditt program. Fundera på hur man kan skapa en känsla av säkerhet och anslutning. Som utgångspunkt är det viktigt för människor att veta vad som förväntas av dem, vart samtalet går och hur de kan ställa frågor.

Fråga dig själv: Vad behöver jag tänka på och göra för att skapa en säker lärmiljö? Vilka strategier och tillvägagångssätt kan jag använda för att öka kontakten inom gruppen?

5. Engagera människor under hela samtalet. Vuxenutbildningen pekar på vikten av att engagera din publik var 8-10:e minut. I virtuella domäner kan denna tid krympa till 5 minuter. Sätt att engagera en grupp kan innebära att pausa och ställa en fråga till gruppen, uppmuntra deltagarna att skriva ner sitt eget svar för uppföljning, eller om du har tid att dela kortfattat deras svar. Du kan också skapa ett frågesport som folk kan delta i med hjälp av ett utdelningsprogram om det är ett telefonbaserat program eller en omröstning om du använder en webinarplattform.

Fråga dig själv: Vilka strategier kan jag använda för att engagera människor under hela samtalet? Vilka aktiviteter behöver jag införliva?

Nästa gång du står inför en virtuell faciliteringsmöjlighet, överväg dessa fem punkter för att ge din presentation mer effekt och öka engagemanget i din grupp.

Virtuell AIS

Automatic Identification System eller AIS som det är mer allmänt känt är ett VHF-baserat fartygsidentifieringssystem som har använts sedan 2000. Det är ett obligatoriskt krav för de flesta fartyg på 300 bruttoton och över som är engagerade i internationella resor. AIS-systemet har visat sig vara en välsignelse för att undvika kollisioner bland fartyg och används också i stor utsträckning för att hjälpa till med fartygstrafiktjänster (VTS).

En ganska ny utveckling inom denna teknik har varit tillkomsten av virtuell AIS. Virtual AIS bygger på konceptet Pseudo AIS-meddelanden. Pseudo AIS är i huvudsak ett AIS-meddelande som skickas av VTS-centraler för att förse fartyg med information om bogserfartyg och andra sådana fartyg som inte har AIS-utrustning. VTS-centralen sänder ett pseudo AIS-meddelande på uppdrag av bogserfartyget till fartyg i närheten så att de kan ge bogserfartyget en bred kaj.

Detta koncept med pseudo AIS har tagits ett steg längre genom att introducera användningen av virtuella bojar och virtuell pilotering. En virtuell boj är i huvudsak ett AIS-meddelande som skickas av VTS eller hamnmyndigheter till fartyg i hamnområdet och ger detaljer om navigationsbojar som inte är fysiskt närvarande. Fartyg som är utrustade med en AIS-transponder kan använda denna information för att säkert navigera genom smala kanaler och undvika hinder. Denna typ av system är extremt kostnadseffektivt eftersom kostnaderna för att installera och underhålla en fysisk boj förnekas. Det är också fördelaktigt för navigering eftersom bojen kommer att dyka upp på AIS-länkade radarskärmar oavsett sikt eller väderförhållanden. Ett mycket bra exempel på ett framgångsrikt system för virtuell flytning är i Hooghlyfloden i Indien. Höghlys stränder förändras hela tiden på grund av nedslamning. Detta gör underhållet av bojar till ett svårt förslag eftersom bojarna måste flyttas så ofta för att markera bankernas nya position. Detta hinder har kringgåtts genom att använda ett system med virtuella bojar för att markera kanalen.

En annan tillämpning av virtuell AIS som har betydande kostnads- och tidsbesparande implikationer är Virtual Pilotage. Enligt detta lotsningssystem kommer lotsstationen att sända en serie navigationsvägpunkter till de berörda fartygen och fartygen behöver bara gå mot denna vägpunkt. Detta kommer att göra det möjligt för fartyg att framgångsrikt navigera i lotsvatten utan fysisk närvaro av en lots ombord. AIS-system i kombination med ett integrerat bryggsystem kommer att göra det möjligt för lotsstationen att ta emot uppdaterad information om fartygets alla navigeringsparametrar, vilket gör det möjligt för dem att säkert vägleda fartyget till dess kaj. Även om de juridiska konsekvenserna av virtuell lotsning fortfarande är ett ämne för debatt, kommer kostnadsfördelarna för fartygsägare i termer av lotsningskostnader och omläggningstider förmodligen att säkerställa att virtuell lotsning förmodligen kommer att bli ett mycket verkligt förslag inom en snar framtid.