Det är alltid bra att se över sin personalstruktur eftersom det som kan ha fungerat för 3 år sedan kanske inte fungerar nu. Några andra problem kan vara att det nu finns ett nytt program, för många personal som dubblerar varandras ansvar eller att en annan läkarassistent eller sjuksköterska har lagts till personalen.
Ett förslag är att låta varje anställd logga sina arbetsaktiviteter och den tid de ägnat åt att starta och slutföra varje aktivitet. I slutet av veckan, räkna ihop alla timmar som läggs på varje enskild uppgift. Till exempel om sjuksköterskan, receptionisten och medicinsk assistent alla gör remisser, räkna antalet timmar som spenderas efter remisserna. Detta kommer att avgöra om ett kontor har för många anställda eller inte tillräckligt. Det kommer också att avgöra om eventuellt en anställd kan göra remisserna medan den andra personalen kan fokusera mer på andra områden av sitt jobb.
De flesta kontor tycker att receptionsjobbet vanligtvis är underbemannat. Att svara i telefoner, checka in patienter, checka ut patienter, samla in pengar, mata in data i datorn och boka tid är vanligtvis bara upp till en eller två personer kvar. Personalmedlemmar uppmanas vanligtvis att hjälpa varandra när det behövs, men varje arbetsbeskrivning bör vara detaljerad och specifik och varje uppgift bör ha en person med det yttersta ansvaret.
Ett annat problem är överbelastning av telefonsamtal. Överväg att lägga till extra timmar med flexibel schemaläggning för att se fler patienter. På så sätt kommer personalen inte att göra mer arbete över telefon snarare än att de kommer in för ett möte, vilket innebär mindre intäkter och mer kostnader eftersom läkaren inte kan få betalt om de tar hand om patienter via telefon.
Vissa försäkringsbolag kan vara väldigt svåra att samarbeta med också. Överväg att bli av med den typen av planer om det kostar läkaren mer tid och onödigt pappersarbete. Detta skulle frigöra mer tid på att slåss med transportören om godkännande för vissa tjänster eller för att få betalt från dem.
Det kan vara som musikaliska stolar med patienter som väntar på att ses i undersökningsrummen. Använd ett färgat flaggsystem på undersökningsrummets dörrar för att indikera när en patient är i rummet och redo. Du kan också använda någon form av klipp för att indikera vilket rum läkaren ska gå in härnäst. Detta gör att patientflödet och deras mötestider blir mer exakta.